Inhoudsopgave
- Wat is onboarding?
- Onboardingprogramma
- Waarom is een gestructureerde onboarding belangrijk?
- Wat onboarding van een executive of manager anders maakt
- Voorbeeld onboardingprogramma voor executives en managers
- Onboarding checklist managers en executives
- Een executive of manager aanstellen?
Wat is onboarding?
Onboarding is het proces waarbij een nieuwe medewerker wordt geïntroduceerd in de organisatie en vertrouwd raakt met zijn of haar rol. Ze maken kennis met hun collega's en verhelderen hun blik op de functie die ze gaan bekleden. Het doel van de introductie is om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en zich als een volwaardig lid van de organisatie beschouwen.
Onboardingprogramma
Wat is een onboardingprogramma?
Een onboardingprogramma is een gestructureerd inwerktraject dat ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers systematisch kennismaken met de organisatie en hun collega’s. Dit programma helpt hen effectief aan de slag te gaan en zich snel thuis te voelen binnen de nieuwe werkomgeving.
Het onboardingprogramma begint vaak al voordat de medewerker officieel in dienst treedt. Dit kan door het verstrekken van informatie, zoals een welkomstpakket of een introductie over de organisatiecultuur. Op de eerste werkdag wordt de nieuwe medewerker verder begeleid door kennismakingen met collega’s, systemen en werkprocessen. Ook aspecten zoals de visie, missie, kernwaarden en specifieke functie-eisen worden behandeld.
Kenmerken van een effectief onboardingprogramma
Een effectief onboardingprogramma is logisch opgebouwd, met duidelijke fasen, doelen en regelmatige evaluaties. Enkele belangrijke kenmerken zijn:
1. Duidelijke doelstellingen
Het programma heeft meetbare doelen, zoals het vertrouwd maken met de organisatiecultuur en het effectief voorbereiden op de functie.
2. Essentiële onderwerpen
De medewerker maakt kennis met alle relevante informatie, waaronder de organisatiestructuur, interne procedures, en voor de functie benodigde kennis.
3. Afdelingen en stakeholders
Afhankelijk van de rol maakt de medewerker kennis met collega’s, verschillende afdelingen, werkmaatschappijen en externe stakeholders.
4. Trainingen en opleidingen
Specifieke trainingen worden aangeboden om de nieuwe medewerker voor te bereiden op de vereiste taken en verantwoordelijkheden.
5. Evaluatiemomenten
Regelmatige feedbacksessies helpen om de voortgang te monitoren en eventuele bijsturing in het programma mogelijk te maken.
Duur van een onboardingprogramma
Een onboardingprogramma duurt ongeveer zes maanden. Na deze periode sluit het programma aan op het retentiebeleid van de organisatie, dat gericht is op het behoud van medewerkers door het bieden van een positieve en ondersteunende werkomgeving.
Waarom is een gestructureerd onboarding programma belangrijk?
Een gestructureerd onboardingprogramma zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel en effectief integreren in de organisatie. Dit leidt tot een kortere leercurve, waardoor zij eerder als volwaardig teamlid kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelen. Het biedt hen een helder inzicht in de bedrijfscultuur, normen en waarden, en de interne en externe processen van de organisatie. Bovendien draagt een gestructureerde onboarding bij aan het gevoel van welkom zijn, wat de motivatie en betrokkenheid vergroot.
Uit onderzoek blijkt dat gestructureerde onboardingprogramma's significante voordelen hebben. Zo toont een studie van de Wynhurst Group aan dat nieuwe werknemers met een gestructureerde onboarding 58% meer kans hebben om na drie jaar nog steeds bij de organisatie te werken. Bovendien presteren medewerkers die een onboardingprogramma hebben gevolgd gemiddeld 11% beter dan collega's zonder een dergelijke introductie, volgens The Recruiting Round Table.
Deze resultaten laten zien dat een gestructureerd onboardingprogramma niet alleen de retentie van medewerkers verhoogt, maar ook hun prestaties verbetert. Dit helpt organisaties tijd en kosten te besparen, onder andere door het reduceren van wervingskosten en productiviteitsverlies dat gepaard gaat met hoog personeelsverloop. Wanneer nieuwe medewerkers zich welkom voelen en goed worden begeleid, is de kans kleiner dat ze binnen korte tijd de organisatie verlaten.
Wat onboarding van een manager of executive anders maakt
De onboarding van MT-leden, directieleden en managers verschilt sterk van die van andere medewerkers, door hun strategische rol, de noodzaak om externe relaties te beheren en de grotere diepgang in organisatie-inzichten. Hoewel de basisprincipes van onboarding voor iedereen hetzelfde zijn, vereist de uitvoering voor senior managers een andere aanpak, afgestemd op hun unieke verantwoordelijkheden. Hieronder lichten we de belangrijkste verschillen nader toe:
1. Strategische Focus vs. Operationele Focus
Voor senior management ligt de nadruk tijdens onboarding op strategisch inzicht. Zij moeten snel de missie, visie en lange termijn doelen van de organisatie begrijpen, evenals hun rol in strategische besluitvorming. Hun onboarding richt zich op het werken op macroniveau, waarbij ze bijdragen aan de toekomstvisie van de organisatie en de dynamiek binnen het leiderschapsteam. In kleinere en middelgrote ondernemingen hebben leidinggevenden vaak een gecombineerde strategische en operationele rol, waardoor ook operationele aspecten tijdens de onboarding aan bod komen.
Voor niet-leidinggevende medewerkers ligt de focus meer op operationele aspecten. Hierbij gaat het om het leren van dagelijkse taken, systemen en interne processen, met als doel snel operationeel te zijn binnen hun functie en team.
2. Externe Relaties vs. Interne Relaties
Hogere leidinggevenden bouwen tijdens hun onboarding niet alleen interne, maar ook relaties op met externe stakeholders, zoals aandeelhouders, strategische klanten en partners. Dit is essentieel omdat zij de organisatie extern vertegenwoordigen en verantwoordelijk zijn voor de positionering van het bedrijf in de markt en bredere maatschappelijke context.
De onboarding van andere medewerkers richt zich primair op interne relaties. Dit omvat kennismakingen met directe collega’s, teamleden en andere afdelingen. Hun focus ligt op het ontwikkelen van een goede werkdynamiek en het begrijpen van interne processen en communicatiekanalen.
3. Diepgang in Organisatie-inzichten
Senior managers moeten diepgaande inzichten verkrijgen in de organisatiestructuur, cultuur, financiële gezondheid en strategische uitdagingen. Dit stelt hen in staat om weloverwogen beslissingen te nemen die de hele organisatie beïnvloeden.
Voor andere medewerkers is de diepgang beperkter en meer gericht op hun eigen afdeling en rol. Zij leren vooral de relevante procedures, taken en teamcultuur kennen.
4. Mentorschap en Coaching
Senior leidinggevenden krijgen vaak toegang tot gespecialiseerde mentoring en coaching, zowel intern als extern. Dit helpt hen om zich snel aan hun nieuwe rol aan te passen en hun leiderschapsstijl af te stemmen op de behoeften van de organisatie. Dit is cruciaal voor hun succesvolle integratie en impact.
Bij andere medewerkers ligt de focus van begeleiding meer op praktische ondersteuning door de direct leidinggevende, met coaching gericht op het ontwikkelen van vaardigheden die nodig zijn voor hun dagelijkse taken.
5. Aanpassingsperiode en Evaluatie
De aanpassingsperiode voor senior managers is doorgaans langer en omvat meerdere diepgaande evaluaties. Deze evaluaties zijn gericht op hun leiderschapsstijl en impact op de organisatie als geheel.
Voor andere medewerkers is de aanpassingsperiode meestal korter en de evaluaties richten zich voornamelijk op hun prestaties en teamintegratie, met als doel ervoor te zorgen dat ze over de nodige vaardigheden beschikken om hun taken uit te voeren.
Voorbeeld onboardingprogramma voor managers en executives
Het onboardingprogramma voor directieleden en hogere managers is ontworpen om hen snel en effectief in hun nieuwe rol te integreren, met een sterke nadruk op strategische en organisatorische aspecten. Dit programma is doorgaans uitgebreider en intensiever dan dat voor andere medewerkers, gezien de impact die directieleden op de gehele organisatie moeten hebben.
De onboarding gebeurt via een combinatie van diepgaande strategische sessies, relatieopbouw, culturele integratie en voortdurende evaluatie en ondersteuning. Het speelt in op de wens dat directieleden vanaf het begin een sterke bijdrage leveren aan de richting en het succes van de organisatie.
Hieronder volgt een globaal voorbeeld van de stappen in een onboardingprogramma. Deze kun je vervolgens makkelijk tot je eigen hand zetten. Onder het voorbeeld vind je ook een checklist die hierop aansluit!
↓ Voorbeeld onboardingprogramma ↓
1. Preboarding
1.1 Uitgebreide Informatievoorziening
Directieleden ontvangen ruim voor hun startdatum documentatie over de organisatie, zoals strategische plannen, financiële rapporten, organigrammen en informatie over belangrijke stakeholders. Dit stelt hen in staat om zich optimaal voor te bereiden op hun nieuwe rol.
1.2 Inleidende Gesprekken
Kennismakingsgesprekken met de CEO, andere directieleden en belangrijke stakeholders worden vaak vóór de eerste werkdag ingepland. Deze gesprekken geven inzicht in de verwachtingen en uitdagingen waarmee zij te maken zullen krijgen.
2. Welkom en Eerste Werkdag
2.1 Persoonlijke Welkomstontvangst
De eerste dag begint vaak met een persoonlijk welkom door de CEO of voorzitter van de Raad van Bestuur, gevolgd door een introductie aan het directe team en andere belangrijke spelers binnen de organisatie.
2.2 Toegang tot Systemen en Faciliteiten:
Er wordt gezorgd voor directe toegang tot alle benodigde systemen, accounts en faciliteiten. Daarnaast krijgen zij een introductie tot de relevante beveiligings- en communicatiesystemen.
3. Eerste Week: Strategische Integratie
3.1 Deep-Dive Sessies
In de eerste week worden intensieve sessies gepland met de leiders van verschillende afdelingen, zoals financiën, HR, operations, marketing en juridische zaken. Het doel is om een diepgaand inzicht te krijgen in de huidige status, uitdagingen en plannen van elke afdeling.
3.2 Besprekingen met de Raad van Bestuur en Aandeelhouders
Directieleden worden geïntroduceerd aan de Raad van Bestuur, aandeelhouders of eigenaren. Ze nemen deel aan strategische besprekingen om inzicht te krijgen in de visie van het bestuur en hoe deze in de organisatie moet worden geïmplementeerd.
4. Eerste Maand: Relaties en Culturele Integratie
4.1 Relatieopbouw met Sleutelspelers
In de eerste maand ligt de nadruk op het opbouwen van relaties met interne en externe stakeholders, zoals belangrijke klanten, partners, leveranciers en strategische relaties.
4.2 Culturele Integratie
Directieleden worden ondergedompeld in de bedrijfscultuur door middel van ontmoetingen met medewerkers op alle niveaus, deelname aan teamvergaderingen en informele evenementen om de organisatiecultuur goed te begrijpen
5. Eerste 3-6 Maanden: Verdieping en Evaluatie
5.1 Strategische Planning en Bijdrage
Directieleden worden betrokken bij het formuleren en verfijnen van strategische plannen. Ze krijgen de kans om hun eigen initiatieven te ontwikkelen en voorstellen te doen aan de Raad van Bestuur, aandeelhouders en andere directieleden.
5.2 Mentorschap en Coaching
Een ervaren mentor, bijvoorbeeld een bestuurslid of externe coach, begeleidt het directielid in de eerste maanden. Dit ondersteunt hen in hun integratie en leiderschapsontwikkeling.
5.3 Evaluatiemomenten
Regelmatige evaluatiegesprekken met de CEO en de Raad van Bestuur worden ingepland om de voortgang te bespreken, feedback te geven en eventuele aanpassingen in de strategie of aanpak te bepalen.
6. Na 6-12 Maanden: Continuïteit en Verdere Integratie
6.1 Langetermijn Doelen en Verantwoording
Directieleden nemen de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van strategische projecten en rapporteren regelmatig over de voortgang. Ze formuleren ook langetermijndoelen voor hun afdeling of divisie.
6.2 Continue Ondersteuning en Feedback
Ook na de formele onboarding blijven regelmatige check-ins en feedbacksessies plaatsvinden om ervoor te zorgen dat het directielid volledig geïntegreerd is en optimaal functioneert.
Onboarding checklist executives en managers
↓ Onboarding Checklist ↓
Preboarding:
- Nieuwe medewerker aanmaken in het HRIS en toevoegen aan de payroll.
- Voorbereiden en versturen van papierwerk en documenten ter ondertekening.
- Onboarding planning opstellen: 1e dag, 1e week, 1-6 maanden.
- Toewijzen van een mentor/coach en een buddy voor de 1e dag/week.
- Versturen van een welkomstbericht met informatie over de eerste werkdag.
- Starten met preboarding: versturen van bedrijfsbeleid, handboek, organigram en relevante policies.
- Werkplek voorbereiden voor op kantoor en/of thuis, inclusief computer, toegang tot ICT-systemen, e-mail, telefoon, auto, etc.
- Plannen en organiseren van bedrijfs- en functiespecifieke trainingen.
- Informeren van medewerkers over de komst van de nieuwe collega/leidinggevende.
Eerste werkdag:
- Ontvangst door directie/CEO.
- Rondleiding over de afdeling, het kantoor, het bedrijf, inclusief introductie aan het team.
- Introductie van de werkplek en verstrekking van bedrijfmiddelen, inloggen op ICT-systemen.
- Documentatie en juridisch papierwerk afronden.
- Onboardingprogramma doornemen.
- Lunch met het (directie) team.
- Bedrijfsbeleid doornemen: thuiswerken, veiligheid, HR-beleid, etc.
- Bedrijfsdoelen en uitdagingen bespreken.
- Lijst met projecten en vervaldatums doornemen.
- Sector- en marktspecifieke informatie verstrekken.
Eerste week:
- Individuele gesprekken met directe medewerkers.
- Een-op-een gesprekken met belangrijke personen in het bedrijf, zoals afdelingshoofden, MT-leden en directieleden.
- Strategiedocumentatie doornemen.
- Financiële rapportages doornemen.
- Kennismaking met de Raad van Bestuur (RvB), eigenaren, belangrijkste aandeelhouders.
- Doelen en streefcijfers van directe medewerkers doornemen.
- Training interne processen en systemen.
- Deelnemen en plannen van reguliere teamvergaderingen.
- Controle op de voltooiing van onboarding-taken.
- Bijwonen van bedrijfsevenementen zoals borrels, lunches en presentaties.
- PR- of openbare aankondiging voorbereiden en publiceren.
Eerste maand:
- Bezoeken van andere bedrijfsonderdelen.
- Relaties opbouwen met teams en collega’s op alle niveaus van de organisatie.
- Ervaren raken met de bedrijfscultuur.
- Kennismaken met de belangrijkste externe stakeholders.
- Organisatiebeleid, strategie en status van de organisatie zich eigen maken.
- Strategische besprekingen voeren.
- Prestatiedoelen en resultaten evalueren.
- SWOT-analyse maken.
- Teamevaluaties uitvoeren.
- Budgetten en tijdlijnen doornemen en waar nodig aanpassen.
- Actieplan voor de komende 90 dagen maken en bespreken met senior management.
- Interne bedrijfstrainingen afronden.
- Eerste evaluatie met HR.
Eerste 3 tot 6 maanden:
- Onboardingtaken afronden.
- Diepgaande sectortraining volgen.
- Uitbouwen van relaties en samenwerking met interne en externe stakeholders.
- Maandelijkse één-op-één gesprekken plannen met teamleden.
- Kwartaal- en jaardoelen van de afdeling, het team, de divisie of het bedrijf vaststellen.
- Operationeel plan opstellen.
- Strategische plannen, prioriteiten, doelen en budgetten vaststellen en bespreken met senior management.
- Functioneringsgesprekken plannen.
Een executive of manager aanstellen?
Ben jij bezig met het aanstellen van een nieuwe executive of manager en ben je op zoek naar constructieve ondersteuning tijdens dit proces? Dan kan YellowApple je hierbij helpen. Wij richten ons op jouw organisatiedoelen en -uitdagingen bij het maken van duurzame relaties. Om dit te garanderen gebruiken wij onze integrale benadering: Aspirations Based Matching™.
Vraag ons gerust naar meer informatie of boek een afspraak in om jouw wervingsuitdaging te bespreken
(Afbeelding bovenaan de post afkomstig van Freepik.com)